ALCUNI SEMPLICI CONSIGLI SU COME ORGANIZZARSI AL MEGLIO PER LAVORARE DA CASA
Cos’è lo Smart Working?
Facciamo una veloce premessa per spiegare di cosa stiamo parlando.
Smart Working, Agile Working, lavoro da remoto, telelavoro, lavoro agile o lavoro flessibile, sono tutti sinonimi che si riferiscono al lavoro a distanza (remote working), o più semplicemente al lavoro da casa (o da qualsiasi altro posto che non sia il proprio ufficio).
COSA SERVE PER LO SMARTWORKING?
A seconda della propria professione e del ruolo ricoperto, gli strumenti necessari possono variare. Quelli di seguito elencati sono quelli più comuni e standard:
- Un PC o un notebook. Le prestazioni e la potenza necessaria varia da lavoro a lavoro, ma è lo strumento base, senza il quale è difficile (se non impossibile) lavorare da remoto.
- Una connessione a internet. A casa abbiamo quasi tutti una connessione a internet; in mancanza di questa si potrebbe utilizzare il proprio smartphone come hotspot (spesso è anche più veloce, ma attenzione al consumo del traffico consentito dal proprio piano tariffario).
- Uno smartphone. Necessario per essere contattati in caso di necessità o per chiamare/messaggiare i propri colleghi.
- Software e applicazioni. Saranno utili alcuni software per la gestione dei processi, dei task o per partecipare a meeting e conference call. Di seguito alcuni dei più comuni:
- Skype. Gratuito e molto diffuso, permette di effettuare chiamate e video chiamate anche tra più utenti. Molto utile anche la funzionalità di condivisione dello schermo
- TeamViewer. Disponibile sia in versione per uso non professionale (gratuita), sia in versione professionale (a pagamento e senza limitazioni). Permette di effettuare assistenza da remoto oppure delle presentazioni in cui poter condividere schermo e audio.
- Slack. Software per la collaborazione aziendale, integrabile anche con altri strumenti (Google Drive, Trello, ecc…).
- Google Suite. Google mette a disposizione degli strumenti per la creazione e la condivisione dei documenti sia in versione gratuita, sia a pagamento con alcune funzionalità in più.
- Trello. Strumento utile per tenere traccia dei lavori da svolgere. Utile anche per chi non lavora in remoto.
- Cuffie. Utili per ascoltare musica, ma anche per avere riservatezza durante le telefonate o le conference call, soprattutto se decidete di lavorare da un posto affollato (es. un bar o al parco).
- Antivirus. Un buon antivirus aggiornato è necessario per garantire un minimo di sicurezza al nostro PC e ai nostri dati.
QUALCHE CONSIGLIO PER UNA MAGGIORE EFFICIENZA
Ora qualche consiglio pratico su come organizzarsi, cose da fare e cose da non fare durante lo smart working:
- Imponiti delle regole di orario: punta la sveglia e non rimandarla. Soprattutto se la tua attività deve essere sincronizzata con quella dei tuoi colleghi o collaboratori. Se sei indipendente puoi organizzarti con gli orari che ritieni più opportuni, ma cerca di rispettarli, senza rimandarli.
- Lavati, vestiti, truccati: non lavorare in pigiama e pantofole. Questo ti aiuterà a entrare nell’ottica e nella mentalità lavorativa. Sì, sei a casa… ma stai lavorando!
- Non approfittare del tempo lavorativo per le faccende personali: evita di andare a fare le commissioni, o di fare le pulizie di casa. Sono una fonte di distrazione e la tua produttività potrebbe risentirne.
- Se proprio non riesci a lavorare con il silenzio, prediligi la radio piuttosto che la televisione.
- Sii più attento nelle comunicazioni scritte: lavorando da remoto userai molto più spesso le email e i messaggi. Cerca di essere chiaro e sintetico. Diversamente effettua una chiamata via telefono o via Skype.
- Prima di un meeting o di una call assicurati che tutti i partecipanti abbiamo gli strumenti e i software necessari. Potresti preparare e inviare con anticipo un vademecum con le istruzioni.
- Fai delle pause e trova il tuo ritmo di lavoro. Può essere lo stesso che usi abitualmente in ufficio, oppure quello del pomodoro; l’importante è prendersi delle pause per staccare e ossigenare il cervello.
- Fai in modo che la tua postazione di lavoro sia comoda e organizzata: lavorare dal divano per 8 ore al giorno potrebbe non essere saggio per la tua schiena.
NON SOTTOVALUTARE LA SICUREZZA INFORMATICA E LA PRIVACY
Smart working e sicurezza dei dati: lavorare da casa può comportare alcuni rischi alla sicurezza informatica.
Soprattutto nelle situazioni in cui per lavorare ci si deve connettere alla rete aziendale (es. con l’utilizzo di una VPN o con il controllo remoto del PC presente in ufficio), possono emergere delle criticità a cui è bene prestare particolare attenzione.
- L’utilizzo di connessioni a reti (ADSL, Wi-FI pubblici, ecc..) che non sono adeguatamente protette (es. l’ADSL di casa tramite il modem/router dell’operatore telefonico, con le impostazioni e la password di default; o ancora la connessione dal Wi-Fi dell’albergo dove non sappiamo chi altro è connesso alla stessa rete e magari può visualizzare o addirittura accedere al nostro PC)
- Se si utilizza il PC personale e non quello aziendale, non è detto che si abbiano installate e configurate tutte quelle “protezioni” che invece vengono imposte all’interno della rete aziendale dall’amministratore di sistema (firewall, antivirus, restrizioni dei permessi utenti, ecc…)
Consigliamo di chiedere la consulenza di un esperto e, dove possibile, di fornire i propri dipendenti di strumenti (Notebook, Smartphone) aziendali adeguatamente protetti e configurati.
Consigliamo pertanto di delineare uno standard minimo di sicurezza che dovrà essere garantito sugli strumenti (PC, Notebook, Smartphone), e possibilmente di verificare che questi strumenti siano adeguatamente configurati prima di concedere l’accesso da remoto.
SMART WORKING: CONCLUSIONI
Lo Smart working è una tipologia di organizzazione lavorativa che ha sicuramente dei vantaggi sia per il lavoratore (più flessibilità, più tempo libero, maggiore autonomia e responsabilità), sia per il datore di lavoro (minori costi di gestione, dipendenti più soddisfatti). Inoltre vi sono alcuni vantaggi anche per la comunità: meno spostamenti significa meno inquinamento e meno traffico, maggiore digitalizzazione significa meno utilizzo di carta, plastica, toner, inchiostri vari.
Come sempre non è tutto oro quel che luccica. Sono necessari responsabilità e capacità organizzativa da parte di tutti, con un occhio particolare alla sicurezza informatica affinché tutto vada per il meglio e sia un’opportunità di miglioramento lavorativo e sociale.